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邮件归档与邮件备份的区别?

Outlook 2021-09-25 09:10:11

1. 概念

1) 邮件归档

邮件归档是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问,主要是针对海量数据的应用,是对数据进行有效的迁移和管理,当 数据停止改变或不被频繁使用时,通过邮件归档系统把他们转移到低成本的存储硬件上,使之存于日常的备份窗口外。当需要时,可以即时获取所需数据并快速搜 索。为企业电子邮件的法规遵从和规则的执行,实现了高度集成化,中心化,并可实现实时监测等功能。

2) 邮件备份

备份是指数据副本,万一原始数据丢失或者损坏且无法修复,副本就可用于恢复原始数据。备份用于保护正在使用的数据。

数据备份时间表一般包括:每天的增量备份保留七天,每周的完全备份保留一个月,每月的完全备份保留一年,最后,一年的完全备份保留七年。一年的 完全备份也称为七年归档。这份时间表存在一个问题:很难从整个备份中挑选出需要长期保留的特定文件,因此用户在使用这种方法时,最终不得不将整个备份都打 包为大型的“归档”。此外,在两次备份间隔时间中,如果有些邮件被删除,这些邮件将永久丢失,并不能在备份中寻找到,导致了数据的丢失。

2. 存储

1) 备份系统用于归档的困境

第一,当用户需要查找几年前的一些相关资料时,就必须记住这些文件存放哪个备份文件中。

第二,用备份数据来满足电子发现的要求就更加困难。

第三,恢复备份数据并进行查找会消耗大量时间和费用。

第四,备份系统用于保存归档数据是相当低效的

2) 邮件归档存储

归档是原始数据从初始站点移除后,发送到其它站点,用作长期保留。邮件归档可以说是在线的备份,只要你收发邮件,在归档系统扫描间隔时间中,发 现原本归档数据有新的更新,就会把这些新的数据进行归档。哪怕你立刻对邮件进行了删除,但这些邮件数据已经被归档,不会造成数据丢失。

3. 分类和搜索

归档和备份的另一项区别在于分类和搜索功能。

一些备份软件具有基本的归档功能,可以将文件独立或按组归档,保留时不受备份限制。可以根据文件种类、日期、所有权及其它搜索标准命名或标记内 容。但是,如果公司会形成并需要处理大量归档,如电子邮件和图像数据等,那么仅仅创建简单的搜索标签并不足够;还需要拥有更加高级的归档解决方案,具备基于内容和所有权的搜索功能。

一个有效的归档系统则包含了足够多的元数据,并能通过逻辑方式获取信息。例如,一个电子邮件归档系统的元数据应至少包括发件人、收件人、主题、 时间等信息,通常还会把电子邮件主体放入数据库用于全文搜索,甚至把附件的相关信息和关键词也提取出来作为元数据保存。当需要查找需要的邮件时,输入限制 条件,能够在几分钟甚至是秒钟内查找到所需的邮件。


标签: 邮件归档邮件备份

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