首页 > 其他专区 > Outlook >

Outlook 邮件的使用技巧

Outlook 2021-09-19 10:16:53

1、如何彻底屏蔽垃圾邮件

相信大家一定都曾苦恼过这种问题,一段时间没看邮箱后,总会被各种垃圾邮件塞满,如此反复以往,真是让人十分讨厌。

我们可以在邮件中选择举报。

但即便如此有时还是会收到,这是因为一般网站都有很多邮箱,我们需要在举报时选择域名才可以。

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

2、尝试使用Markdown写作

相信经历过BBS时代的伙伴,一定对编辑器深有体会,很遗憾的是目前为止的主流邮箱中,编辑器一如既往地不好用。

如果你追求漂亮的排版和写作体验,可以尝试下这款Chrome插件:Markdown Here

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

可以把当前编辑窗口的文字转换成Markdown,不仅仅写邮件,其他地方也非常方便。

3、使用OutLook进行统一管理

相信现在每个人都有多个邮箱账号,频繁的来回切换特别繁琐,我们可以使用统一的客户端进行管理。

Windows可以使用:Outlook

手机上可以使用:网易邮箱大师

Mac也可以使用内置的邮件

但利用第三方接收邮件需要注意POP和IMAP的区别:

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

简单理解即是POP为离线阅读,主动接收不会同步操作,比如删除邮件等。而IMAP则会自动同步所以操作。

推荐设置IMAP,只需手动添加一下收发邮件地址即可。

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

收发邮件的地址,在邮箱的设置中可以查看。以腾讯邮箱为例,收发地址就在设置中的客户端设置中,复制添加即可。

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

4、科学管理邮件

邮件管理也是一件非常重要的事情,按照重要程度可把邮件分为A、B、C、D….依次。

当然特别的可以星标处理,但需要注意收到垃圾邮件一定要及时删除,否则一旦积攒处理起来就极为复杂。

【2】如何写一封规范的工作邮件?

1、选择合适的邮箱

不要使用公司邮件账户来收发个人邮件,企业与私人一定要分开,企业邮箱可以与微信绑定,个人就没必要了。

2、规范的标题

即使是在学校,写一封规范的工作邮件也十分重要,而这一点很多同学甚至不具备。

试想一下,老师/老板一定会打开谁的邮件?

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

作为发件人,我们自然要更“当然会扯上关系”,这时候标题就非常重要。

一般工作邮件标题需要注意这点:

【准确】:目的明确,没有歧义

【效率】:仅看标题就知大概,优先级

【格式】:特定格式,便于搜索

工作邮件的标题要在保证简洁、准确的基础上,提升可溯性,所以使用一个较好的命名规则,很多时候搜索起来效率就高了许多。

3、规范的格式

①取消段首空格

很多人在写邮件时还会段首留空,但其实进入互联网时代以来,段落开始应该避免加空格。

其次,不要使用回车换行,在自己这里看上去美观的换行,到别人的设备上也许就是一场灾难。

你的可能是:

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字

别人的:

这是一段测试文字这是一段测试文字这是一段

测试文字这是一段测试文字这是一段测试文字这是

一段测试文字这是一段测试文字

看上去十分糟糕。

②使用项目符号

邮件正文中,一般内容默认字体即可,标题等部分可适当加粗。适时使用项目符号,效果不错!

除此外,能在邮件中用表格形式展现的,一定要用表格,这样会清晰直观许多。

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

④使用签名档

签名档也十分重要,也是写邮件必备。

不同场景要求不同,不逐一叙述,但一定要使用。

⑤附件适当总结

刚开始写邮件很多人都会写:请查收附件。

但其实这样从收信的角度十分不方便,如果你的附件只是阅读型的不妨直接粘贴到正文中,最后再适当排版。

一天收到上百封,HR会先看谁的邮件?

需要对方编辑、归档的也要适当总结内容,便于阅读。

另外写工作邮件,这八大禁区需要避免:

1、不要在电子邮件中说多个主题(一封邮件只说明一个问题)

2、不要使用有设计的背景、字体

3、不要忽略保存重要文件

4、不要未经检查就发送(书面沟通会将你的任何一个小错误放大)

5、不要发送太大的附件,容易过期

6、不要使用太多的加粗字体

7、尽量少用行业术语

8、不要发不完整的网址链接

【3】写在最后

也许还是学生的你看完这篇文章没什么触动,但也请收藏这篇文章,邮件的写作技巧以后一定会用到,到时犯错也许就会付出更沉重的代价。


标签: Outlook使用技巧

office教程网 Copyright © 2016-2020 https://www.office9.cn. Some Rights Reserved.