如何为excel2019单元格设置有效的数据范围

Excel技巧 2021-11-17 10:43:20

在向excel工作表中输入数据时，为了防止输入错误的数据，可以为excel2019单元格设置有效的数据范围，即限制用户只能输入指定范围内的数据，这样可以极大地降低数据处理操作的复杂性。

　　一、在excel表格中设置字符长度的限制

　　学生的学号通常由固定位数的数字组成，可以通过设置学号的有效性，实现多输入一位或少输入一位数字就会给出错误提示的效果，以避免出现错误。

　　1、选择【数据验证】选项

　　选择B3:B30单元格区域，在【数据】选项卡下，单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项。

为excel2019单元格设置有效的数据范围

图1

　　2、单击【确定】按钮

　　弹出【数据验证】对话框，选择【设置】选项卡，在【允许】下拉列表中选择【文本长度】选项，在【数据】下拉列表中选择【等于】选项，在【长度】文本框中输入“11”，单击【确定】按钮。

excel2019数据验证对话框

图2

　　3、弹出错误提示框

　　返回excel工作表，在B3:B30单元格区域输入学号，如果输入小于11位或大于11位的学号，就会弹出出错信息提示框。这里在B30单元格中输入错误学号“201004102167”，然后按【Enter】键，弹出错误提示框，如下图所示。

设置excel单元格限制格式输入

图3

　　4、正确输入

　　单击【重试】按钮，只有输入11位数的学号时，才能正确地输入，而不会弹出错误信息提示框。

　　二、在excel2019中设置输入错误时的警告信息

　　如何才能使警告或提示的内容更具体呢?我么可以更改错误信息提示框吗?当然可以通过设置警告信息来实现。

　　1、选择【出错警告】选项卡

　　接着上一小节的操作，选择B3:B30单元格区域。在【数据】选项卡下，单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项，弹出【数据验证】对话框，选择【出错警告】选项卡。

设置excel单元格的输入条件

图4

　　2、单击【确定】按钮

　　在【样式】下拉列表中选择【警告】选项，在【标题】和【错误信息】文本框中输入下图所示的内容，单击【确定】按钮。

excel2019中设置单元格输入错误警告提示信息

图5

　　3、输入其他学号

　　将B30单元格的内容删除，重新输入其他学号。当输入不符合要求的数字时，就会出现下图所示的警告信息。

excel2019输入错误提示框

图6

　　三、给excel单元格设置输入前的提示信息

　　在用户输入数据前，如果能够提示输入什么样的数据才是符合要求的，那么出错率就会大大降低。比如，在输入学号前，提示用户应输入11位数的学号。

　　1、选择【输入信息】选项卡

　　在成绩汇总表中选择B3:B30单元格区域。在【数据】选项卡下，单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮，在弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项，弹出【数据验证】对话框，选择【输入信息】选项卡。

给excel单元格设置输入格式提示信息

图7

　　2、单击【确定】按钮

　　在【标题】和【输入信息】文本框中，输入下图所示的内容。然后单击【确定】按钮，返回工作表。

excel2019数据验证对话框

图8

　　3、单击B30单元格

　　当单击B3:B30单元格区域的任意一个单元格时，就会出现下图所示的提示信息。

excel2019单元格提示信息设置

图9

　　今天我们学习的内容还是比较重要的，主要是限制excel单元格输入的内容，如果一个单元格需要多个同事来进行共同输入编辑，我们就可以为一些单元格设置数据的有效性了，当输入不是我们想要的数据格式时候，就会提示出错了。

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